Utilidades de documentos
A las utilidades de documentos se accede desde el menú Herramientas del menú principal. El formulario tiene cuatro opciones y sólo permite el acceso a administradores.
Calcular tamaño de los documentos
Calcula el tamaño que ocupan en disco los documentos enlazados con la gestión documental. Los documentos originales no están incluidos en la base de datos de la aplicación y tampoco se incluyen en la copia de seguridad. El informe resultante muestra el número y tamaño de documentos analizados, y el número de no hallados.
Asignar Hash
El hash es una huella única que identifica el contenido de cada documento con independencia de su nombre o ubicación. Al crear un nuevo documento a través de la gestión documental, el hash se calcula automáticamente. Esta opción permite recorrer la lista de todos los documentos para calcular de nuevo su Hash.
El proceso es importante para asignar una nueva ubicación (vea Asignar nueva ubicación). Se recomienda primero realizar una copia de seguridad de la base de datos.
Si marca la casilla Sólo de documentos sin Hash se calculará solamente de documentos que no disponen de ningún hash.
Asignar nueva ubicación
Los documentos físicos de la gestión documental, y por razones de rendimiento, no son guardados en la base de datos, sino se guarda únicamente su ubicación o acceso directo. Esto implica que la ruta almacenada en su momento tiene que estar disponible (unidad de red, disco local, etc).
Sin embargo esto no siempre puede ser así. Si realiza por ejemplo un cambio de disco, puede que la unidad que originalmente tenía los documentos sea otra. Incluso que puede haber cambiado el nombre de las subcarpetas o documentos. Los accesos directos, en este caso apuntarían a ubicaciones inexistentes.
La opción de Asignar nueva ubicación solventa el problema mediante el uso del hash. Deberá simplemente indicar la nueva carpeta o unidad donde se hallan los documentos, marcando la opción de Incluir subcarpetas. Zynara procederá a la lectura de los hash de todos documentos que halle, comparándolos con los almacenados y asignando la nueva ruta a cada uno de ellos. Al final del proceso le informará de los asignados y no asignados.
Si lo desea puede indicar previamente que quite la ubicación existente, para conocer con exactitud los archivos no han podido ser asignados por no hallarse su equivalente en la nueva ubicación.
El proceso asignará la nueva ubicación del documento con independencia de que su nombre o carpeta hayan cambiado. Realice primero una copia de seguridad.
Ver o editar todas las rutas de guardado de este equipo
Permite ver todas las rutas de guardado del equipo para cada tabla, además de asignar nuevas rutas, hacerlo automáticamente e incluso crear la estructura de las carpetas.
La ventana muestra una lista de todas las tablas con independencia de los módulos activados y la ruta relativa al equipo donde la gestión documental guardará los archivos. Esta ruta puede asignarse manualmente para cada caso con el botón de la lupa:
Puede sin embargo hacer una asignación automática, de modo que Zynara cree toda la estructura necesaria de carpetas y las asigne para cada tabla. La estructura se creará partiendo de una unidad o carpeta "base", creando en ella la carpeta ZynaraDocs y las subcarpetas necesarias. Por tanto, lo único que debe introducir es la unidad o carpeta inicial. Recuerde que debe tener permisos de lectura y escritura (consulte a su administrador de red).
Si la estructura ya estuviese creada, el proceso se limitará a asignar cada ruta a cada tabla. Es especialmente útil en entornos de red, donde ya hay configuradas en un equipo servidor todas las carpetas.
Recuerde que las copias de seguridad de Zynara no incluyen estos archivos y carpetas. Esta ventana también puede iniciarse al crear una empresa por primera vez con el módulo de gestión documental activado.
Con tal de mantener un acceso correcto desde los distintos equipos que compone su red, Zynara cambiará las rutas a formato UNC si es posible. Por ejemplo: si la unidad que asigna es una unidad capturada, del tipo N:\Datos\ZynaraDocs del servidor SERVER, las nuevas rutas serán sustituidas por \\SERVER\Datos\ZynaraDocs.