Recepción o entrega de material

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Los pedidos de venta o compra se sirven a través de la opción Entrega de Material (para el caso de los pedidos de venta) o Recepción de Material (para pedidos de compra). Las cantidades servidas no pueden cambiarse de otro modo.

Estas opciones se hallan en el menú Pedidos, de ventas o compras. Sin embargo, también pueden accederse directamente desde la tabla de pedidos, a través de la opción A Albarán de la barra de herramientas. Se utiliza para dar por entregado o recibido todo o parte de un pedido determinado, mientras que las opciones antes citadas abarcan a múltiples pedidos de varios clientes.


Pedido abierto y pedido cerrado

Los pedidos tienen dos estados: abierto y cerrado. De forma predeterminada, todos los pedidos se marcan como abiertos, que equivale a decir que están pendientes de servir total o parcialmente. El cambio de estado de abierto a cerrado lo puede hacer el usuario libremente y en el momento que desee desde el propio pedido. Un pedido cerrado es perfectamente modificable, si bien será ignorado en el proceso de Entrega o Recepción de material a menos que se indique lo contrario.

Cuando tras el proceso de servir material el pedido ha sido saldado en su totalidad, Zynara lo marca automáticamente como cerrado. En la práctica, el estado de abierto o cerrado de un pedido permite al usuario tener un control rápido de los pedidos pendientes de suministrar, aunque se permite abrir un pedido ya servido o cerrar uno pendiente de servir.


Procedimiento

El proceso para saldar material pendiente en los pedidos es el mismo en pedidos de venta y compra. En los ejemplos que se citan se hace referencia a los primeros.

El formulario previo realiza una preguntas relativas al filtro de los pedidos que se desee saldar. Si la entrega de material es realizada directamente desde el pedido, las opciones estarán deshabilitadas y cumplimentadas por defecto.



Puede seleccionarse uno o todos los clientes y artículos, el canal o el número de un pedido en concreto. Zynara, en base a estos criterios localizará los artículos pendientes de servir en los pedidos abiertos. La tabla resultante muestra las partidas pendientes y puede ordenarse por cualquier columna, haciendo clic con el ratón en su cabecera (siguiendo el mismo procedimiento que la ordenación de las tablas).


Se mostrarán las partidas pendientes de servir, a menos que se indique "Incluir partidas ya servidas", que será de utilidad para los abonos.



La columna A Servir es modificable y permite asignar la cantidad a servir de la partida. Puede escribirla manualmente o bien con los iconos de la flecha y la goma mover la cantidad pendiente a la servida o restablecer esta última a cero.


             


La cantidad servida no necesariamente debe coincidir con la pendiente. Pueden realizarse entregas parciales, totales o incluso por encima de la cantidad inicialmente solicitada.


Servir por porcentaje

En la columna de cantidad servida, si se escribe un porcentaje, será sustituido por su cantidad equivalente. El cálculo se basa sobre la cantidad total del pedido, con independencia de la pendiente.


En el ejemplo, un pedido de 1000 unidades es servido al 30%:



Se calculará el 30% sobre la cantidad total del pedido y cambiará el porcentaje por el valor calculado:



No se puede escribir un porcentaje cuyo resultado supere lo pendiente:



En este ejemplo, al escribir el 75%, el resultado sobre la cantidad  arroja 750 unidades, que sobrepasan las 700 pendientes. Se aconseja el porcentaje máximo permitido, que en este caso es el 70% (700 unidades pendientes sobre las 1000 totales).


Para aplicar un mismo porcentaje en todas las partidas que se visualizan, se puede automatizar el proceso mediante el botón "Servir por %", que se halla en la zona inferior del formulario:





El porcentaje introducido se aplicará sobre todas las partidas de la tabla. Se ignorarán aquellas cuyo resultado sobrepase la cantidad pendiente.


Abonos

Una forma de retroceder un pedido ya servido (y por tanto convertido en albarán), es sirviendo de forma negativa. Se debe marcar la casilla previa de "Incluir partidas ya servidas" para abonar pedidos ya servidos en su totalidad.



Para abonar una o más partidas, la cantidad servida debe estar en negativo. Esto creará un albarán negativo, restará de la cantidad pendiente y el pedido quedará otra vez abierto, además de regularizar correctamente el stock.




Botones

Los botones situados en la parte inferior permiten cambios rápidos, marcando o desmarcando como servidas todas las líneas de la tabla o solamente las seleccionadas. Al marcar, la cantidad servida queda igualada con la pendiente y al desmarcar se fija a cero. También le permitirá servir por porcentaje, tal y como se explica en el punto anterior.




Generación de Albaranes

A través del botón Siguiente se procederá a la creación de albaranes en función de las cantidades servidas. El proceso agrupará las líneas en pedidos y generará un albarán para cada pedido resultante. Si además el pedido ya no tiene más partidas pendientes se marcará como cerrado.  Puede indicar que además de crear el albarán se genere la factura. Tenga en cuenta que también se generará una factura por albarán (o pedido). Para activar esta opción, marque la casilla ubicada en la parte superior del formulario:



La pantalla previa de la generación del pedido, permite cambiar el canal y determinar la fecha de los albaranes. De forma predeterminada, los albaranes resultantes son coincidentes con el canal de partida del pedido. Sin embargo, en esta ventana previa se ofrece la posibilidad de definir uno distinto. Si cambia el canal del albarán, el pedido seguirá manteniendo su propio canal de origen, respetando la historia de documentos aunque los canales no coincidan.

Por otra parte, la fecha de los albaranes creados también puede definirse en este punto. Puede mantener la del pedido, cambiar por la actual (opción predeterminada) o una cualquiera a elegir.



Una vez generados los albaranes, Zynara le notificará el primer número de albarán creado y mostrará la tabla resultante donde podrá consultarlos, editarlos o imprimirlos.



Entrega o recepción en un sólo paso

Si procede a la entrega o recepción de un pedido abierto desde la barra de herramientas, mediante el icono "A Albarán", podrá generar el albarán del material pendiente en un solo paso, haciendo clic en el botón "Servir pedido completo"




Al confirmar la opción, el proceso generará automáticamente el albarán, dando por servido el material pendiente y asumiendo la fecha del albarán como la del día en curso. Sin embargo, si en el procedimiento hubiese algún impedimento para llevarlo a cabo (entrada de lotes, falta de stock, etc), se detendrá en la ventana del aviso correspondiente.

Se aplica tanto en pedidos de venta como compra.