Imprimir documentos

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a impresión de un documento (albarán, factura, recibo, presupuesto, etc.) en su impreso correspondiente, se realiza desde la barra de herramientas y afecta al documento seleccionado en la tabla. Dependiendo si hay una o varias filas seleccionadas, las opciones en la ventana previa de impresión también serán distintas (impresión de uno o varios documentos). Los albaranes y facturas de compra sólo podrán imprimirse desde el documento si activa la opción en la pestaña Compras de las Preferencias.

Las impresiones, envíos por email o conversiones a PDF quedan registradas en el documento y en el informe Registro de Impresiones.


Impresión de un único documento

En el ejemplo, en la tabla de albaranes de venta y teniendo únicamente un único albarán seleccionado, se podrá imprimir el documento haciendo clic en el botón Albarán situado en la barra de herramientas: lo que permite acceder a la ventana previa de impresión.



El texto Albarán cambiará dependiendo si se va a imprimir una factura, presupuesto u otro documento.




Los formatos disponibles para el documento a imprimir se muestran en la primera lista desplegable (no serán mostrados aquellos que hayan sido marcados como "Ocultar Impreso"). Estos formatos se definen en el diseñador de impresos, que podrá acceder directamente presionando en los iconos ubicados en la parte superior del nombre del impreso (sólo si es usuario Administrador).  La segunda lista desplegable muestra una lista de las impresoras instaladas en el equipo, con sus respectivas bandejas.

El zoom es el porcentaje de visualización que se mostrará por defecto únicamente en la vista previa (por pantalla).

Si la impresora seleccionada tiene posibilidad de imprimir en color, la opción Impresión a escala de grises hará que imprima el documento como si no tuviera esa prestación, imprimiendo en escala de grises. La opción elegida queda guardada para el documento en curso y será la predeterminada. La impresión a escala de grises sólo afecta si el destino de la impresión es una impresora. Se ignora cuando el documento es guardado en PDF, copiado al portapapeles o enviado por email.

En esta misma ventana se informará de la incidencia que pueda tener la impresora seleccionada, como falta de tóner, papel, pausada, etc. Estas advertencias pueden no mostrarse dependiendo de la configuración y driver de la impresora.

Marcando la casilla Predeterminar para este impreso, bandeja, canal y equipo se establece por defecto el formato e impresora seleccionados para el canal, bandeja, documento y equipo (y usuario y empresa aunque no se cita explícitamente).

Las opciones de impresión son:


Imprimir: Imprime directamente a la impresora seleccionada.

Vista previa: muestra por pantalla el resultado de la impresión, con opción posterior a ser enviado a una impresora. El nivel de zoom predeterminado se fija en el formulario.

Crear PDF: Envía el impreso a un documento PDF.

PDF Portapapeles: El documento será generado en PDF, pero no imprimido, de modo que el usuario pueda pegarlo  (mediante Control + V) a cualquier aplicación que lo admita, como software cliente de correo electrónico (Outlook) u otras aplicaciones.

Para que Zynara pueda llevar a cabo este proceso, genera el PDF con el nombre sugerido por el propio usuario en una carpeta temporal, y lo envía posteriormente al portapapeles mediante un copiado.

Volver: Permite continuar con la edición del documento en curso (sólo disponible desde la impresión de un documento desde su ficha).

Email: Crea un PDF del impreso, lo adjunta y lo envía por correo electrónico. El asunto y texto del correo puede personalizarse en la ficha del canal.


El botón predeterminado será el de Email si la ficha del cliente/proveedor tiene establecida una dirección de correo electrónico para el documento a imprimir. En caso contrario, el predeterminado será Imprimir.

Si el documento a imprimir es una factura de venta y el cliente tiene marcada la factura electrónica, ésta se establecerá por defecto.


Factura electrónica

Si el módulo está activado, puede marcar la casilla "Factura Electrónica" para generar el archivo XML correspondiente. Esta factura puede ir firmada mediante un certificado digital y opcionalmente enviada por email. Vea factura electrónica. No disponible para documentos de compra.



Impresión de varios documentos

Para imprimir dos o más documentos, han de ser previamente seleccionados desde la tabla y hacer clic en el botón de la barra de herramientas del mismo modo que la impresión individual. La ventana previa de impresión de varios documentos tiene estas opciones:



Permitirá imprimir únicamente los seleccionados o bien todos los de la tabla (previamente puede ser filtrada). Tal y como sucede en la impresión individual, se muestran  los formatos disponibles obtenidos desde el diseñador de impresos (no serán mostrados aquellos que hayan sido marcados como "Ocultar Impreso") y una lista de las impresoras y sus bandejas del sistema, con opción a predeterminar ambas selecciones para el canal, documento y equipo (y usuario y empresa aunque no se cita explícitamente).

Si el documento a imprimir es una factura de ventas, el formulario de impresión muestra además opciones adicionales:



Puede definir qué tipo de facturas desea imprimir: todas, sólo las que cuyo cliente tengan definida en su ficha una dirección de correo electrónico de facturación, aquellas que no la tengan o bien ninguna. Adicionalmente puede marcar el envío por correo electrónico.

La combinación más habitual es marcar el envío por correo electrónico y la segunda opción (predeterminada), "Imprimir sólo las facturas sin email", lo cual permite de una sola tanda enviar las facturas por correo electrónico a los clientes que lo permitan y al mismo tiempo imprimir el resto.

Las facturas cuyos clientes tengan definida en su ficha una dirección de correo electrónico de facturación, se crearán en formato PDF, que se adjuntará y se enviará automáticamente por correo electrónico.  El asunto y texto del correo puede personalizarse en la ficha del canal.

Adicionalmente, todas las facturas pueden guardarse en PDF en una carpeta determinada, marcando la opción Guardar en disco. Es útil para proceder al almacenamiento digital de facturas. La unidad, carpeta y nombre donde se guardarán esos archivos se definen en la pestaña PDF de las Preferencias.


Repetir envíos por email

En el envío de varias facturas simultáneamente por email, puede especificarse que incluya las ya enviadas anteriormente. En caso de un fallo en el envío masivo de facturas por email que interrumpa el proceso, se podrá retomar el envío sin volver a enviar de nuevo las correctas, desmarcando la opción. Sólo aplicable al envío por email.



AntiSpam

El envío masivo de emails a través de su cuenta de correo puede suponer un problema de falso spam. Algunos proveedores de servicios de internet, limitan el uso del correo saliente a un determinado número de emails por minuto, de modo que un envío masivo y rápido desde Zynara puede provocar el rechazo de varios envíos.

Para evitarlo, en el momento de proceder al envío por email, Zynara preguntará la pausa en segundos que debe hacerse entre email y email al ser enviados. Esta pausa supone un tiempo adicional en el envío, pero evita colapsar el servidor de correo. El valor predeterminado es 2 segundos.



Certificado

Hay que tener en cuenta que Zynara permite la opción de firmar cada documento PDF con su certificado. Debe definir su utilización en las Preferencias, Certificados Digitales