Gestión de Artículos

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Importante

Los artículos se gestionan en Archivo, Artículos y se les identifica mediante un código alfanumérico, donde además puede añadirse una descripción, tipo de unidad, diversos precios de venta y compra y otros datos adicionales. El mismo código de artículo es utilizado para los proveedores y clientes.



Código: Alfanumérico. Identifica al artículo y es dato requerido en el momento de crear un albarán. Puede estar sujeto a restricciones de código definibles por el usuario.

Descripción: Línea de texto que aparece en la partida del albarán y factura. La descripción ampliada es un añadido a la principal y su longitud es ilimitada.

Familia: Asigna una familia al artículo (si el módulo está activado).

Unidad de medida: Determina la unidad de medida del Artículo (unidad, km, horas, viajes, etc). Ciertos informes permiten agrupar las ventas o compras por este dato y generalmente se imprime en los albaranes o facturas. La lista de estas unidades es editable en la pestaña de Codificación de las Preferencias. De forma predeterminada, no se muestra unidad (en blanco).

Precios y descuentos: Define el precio (basado en la unidad de medida) y el descuento de venta. Se permiten hasta 8 precios distintos con sus respectivos descuentos. A cada cliente se le indicará en su ficha maestra cuál de ellos utiliza (de forma predeterminada es el 0). Si es preciso aplicar un precio especial para un artículo y cliente determinado, debe definirse en tarifas específicas. Para cambiar masivamente los precios y descuentos use el incremento de precios. El nombre del precio puede personalizarse, en la pestaña Ventas de las Preferencias.

% sobre coste Cada precio tiene opcionalmente su correspondiente porcentaje de incremento sobre el coste. Al Recalcular los precios de venta (opción ubicada en el cuadro Compra de esta misma ficha), el precio de venta correspondiente es calculado aplicando el porcentaje definido sobre el precio medio de coste (PM Coste). No se verán afectados los precios de venta cuyo % sobre coste sea cero.

Precio TPV (IVA incluido) / descuento (si el módulo está activado): Define el precio y descuento del artículo en el Terminal Punto de Venta (TPV). Dado que se trata de una venta directa al público, el precio debe introducirse con el IVA incluido.  Hasta tres tarifas distintas, a seleccionar en cada ticket.

Precio unitario: Es aplicable en artículos de precio fijo y cantidad meramente informativa. Con independencia de la cantidad entrada en el albarán el importe a facturar será el precio establecido.

Precio y descuento de coste estándar. A diferencia de los ya existentes precio medio y último precio, no es actualizado por ningún proceso de Zynara, y por es meramente informativo, si bien puede incluirse en las fórmulas de la ficha de artículo.

P.M. Coste (Precio medio de coste): Define el precio medio de coste (vea Cierre de costes). Este dato puede editarse manualmente, pero es actualizado automáticamente con las compras (salvo si tiene el módulo de Frutas y Hortalizas activado). La actualización se realiza cuando el stock no es negativo y en el momento de crear un albarán de compra, basándose en el valor actual del artículo en los almacenes y en la nueva entrada obteniendo un precio medio de coste. Como sucede con las ventas, si es preciso aplicar un precio especial para un artículo y proveedor determinado, debe indicarse en las tarifas específicas. Para cambiar masivamente los precios y descuentos, use el incremento de precios.

Último precio y descuento de coste: Guarda el último precio de coste entrado desde los albaranes de compra. Se actualiza automáticamente.

Proveedor habitual: Asigna el proveedor habitual de este producto en el coste de las líneas de venta. También será el proveedor predeterminado cuando el artículo es enviado a las Necesidades.

Tasa punto verde: Aplicará el importe aquí definido en cada unidad vendida en los documentos de venta (tasa punto verde).

Cantidad predeterminada: Cantidad que se mostrará por defecto en los procesos de ventas.

IVA (Ventas/Compras): Porcentaje de IVA del artículo a aplicar en los documentos de venta y compra. Los porcentajes de IVA se definen en las Preferencias.  Aplicar el porcentaje aquí definido también depende si el cliente o proveedor están marcados como exentos (dato definible en la ficha maestra) y en el Régimen de IVA del documento.

Exento IRPF: No aplica el porcentaje de IRPF asignado al cliente o proveedor en este artículo.

Ignorar IVA Cliente / Proveedor: Aplicará el %IVA definido del artículo con independencia del definido en la ficha del cliente o proveedor.

Cuenta Contable (ventas/compras): En el enlace a contabilidad se utiliza para las ventas y compras asociadas al artículo.

Obsoleto: define el artículo como obsoleto. Los artículos obsoletos siguen operativos, y se muestran tachados en las tablas principales y de búsqueda. También pueden ser omitidos si así se especifica en la pestaña General de las Preferencias (visualización de tablas).

No comisionable: No aplicará pocentaje alguno de comisión de este artículo en ningún documento de venta aunque tenga asignado otro por defecto.

Anotación: texto que se señalizará como anotaciones en las tablas de búsqueda.

Fabricante: asocia el artículo a un fabricante.

Artículo para PrestaShop (si el módulo está activado): Este artículo será publicado en la Tienda Online.


Stock (si el módulo está activado).




Permite llevar un control de existencias del artículo. Dispone de hasta 5 almacenes distintos con sus correspondientes límites de stock mínimo, máximo y ubicación (dato informativo que aparece en el inventario y permite situar el artículo en el almacén). El informe de stock de mínimos y máximos por almacén avisa de los artículos que no se hallen en esos márgenes. También se visualiza en la tabla de los artículos una bandera roja en aquellos que se hallen bajo stock o verde si están sobre stock:



Las existencias no son modificables desde la ficha del artículo. Se actualizan mediante la entrada de albaranes (de venta o compra), en los movimientos de almacén o en la regularización.

Si se activa o desactiva el control de stock en un artículo con movimientos ya realizados, es posible que se produzca un descuadre de existencias. La utilidad Cálculo de stock procede a calcular de nuevo las existencias de los artículos.

Si adicionalmente tiene activado el módulo de pedidos, puede acceder a la previsión del stock (con opción a crear una necesidad).

Los valores de stock mínimo y máximo pueden calcularse, mediante el botón "Calcular". Se calcularán las ventas de un determinado número de meses de muestra, obteniendo una media por mes, que se multiplicará los por meses de reserva mínimos y máximos definidos. Lea Stock de Seguridad.



No vender sin Stock Si marca la casilla, no se permitirá la venta del artículo si se sobrepasa el stock en los albaranes de venta.


Idiomas (si el módulo está activado).



Permite añadir traducciones al artículo. También se utiliza para la Tienda Online.

Lea Idiomas



También podrá incluir el código arancelario del artículo.


Kit (si el módulo está activado).

Permite asignar varios artículos componentes sobre un artículo principal.

Lea Kit de Artículos.


Medidas (si el módulo está activado).



Las medidas permiten introducir la cantidad de los artículos en sus ventas o compras basándose en una formulación que puede configurar como desee. En pedidos, presupuestos y albaranes de venta o compra, cuando introduzca un artículo con medidas podrá recurrir a un asistente para que le calcule la cantidad final.

El primer paso es definir cuántas dimensiones o incógnitas posee la fórmula a calcular. El artículo se considera que tiene medidas cuando al menos intervienen dos incógnitas. Puede definir hasta diez (también llamadas variables) que Zynara enumera alfabéticamente (A, B, C, D, E, F, G, H, I, J). Cada variable puede tener un nombre definible. En el ejemplo de la pantalla anterior, se definen tres variables (A, B, C), dando nombre a cada una de ellas como Cantidad, Largo y Ancho. La variable R está reservada y es la que guardará el resultado (debe definir la precisión de decimales). Estas variables serán preguntadas en el momento de hacer una venta o compra del artículo.

Una vez establecidas las variables a utilizar, debe escribir la fórmula que desea calcular para obtener el resultado R. La fórmula puede contener paréntesis, variables definidas en el punto anterior (no el nombre dado, sino por su letra) y los operadores matemáticos de suma (+), resta (-), multiplicación (*) y división (/). En el ejemplo, y dado que estamos calculando m2, se multiplica la cantidad (A), por el largo (B) y el ancho (C): (A*B*C). En la la fórmula no está permitido incluir la variable R, dado que es la propia fórmula quien asigna valor a esa variable.

Finalmente, debe definir el patrón a seguir para escribir el detalle: cómo se presentarán los valores en el albarán, presupuesto o pedido. Puede escribir libremente el texto que desee, teniendo en cuenta que Zynara sustituirá las variables halladas entre corchetes por el valor asignado a cada una de ellas. Se permite la variable R para hacer referencia al resultado. En el ejemplo, el patrón es:


[A] uds. x [B] x [C] = [R] m2


Siendo A=1; B=2; C=3 (y por tanto, A*B*C asigna 6 a R), el resultado será:


1 uds. x 2 x 3 = 6 m2


Nótese que las variables entre corchetes han sido cambiadas por sus valores, dejando el resto del texto intacto.

Dado que pueden haber una o más partidas, a cada una de ellas le corresponde una línea, a no ser que marque la opción No saltar línea en cuyo caso separará las partidas con un punto y coma.

Vea el Asistente de las medidas para más información. Un artículo con medidas no es compatible con uno marcado como lotes (módulo Trazabilidad).


Naturaleza



Determina las medidas (alto, largo y ancho en milímetros) del artículo, obteniendo de este modo su superficie y volumen, que pueden editarse o bien calcular automáticamente mediante .

El peso bruto y neto servirá posteriormente obtener su densidad, basándose en el volumen previamente calculado o editado. Todos los datos son informativos, si bien los pesos servirán como base de cálculo en los albaranes de venta. El nivel de decimales de los pesos pueden oscilar entre 2 y 6, y se define en la pestaña General de las Preferencias.

Se puede vender/comprar Al desmarcar la opción de venta, no aparecerá en las búsquedas de artículos en las partidas de los presupuestos, pedidos, albaranes de venta y TPV. Si se introduce el código manualmente, lo permitirá pero con advertencia previa. Sucede lo mismo en su equivalencia en compras.De este modo, puede establecer artículos que sólo estén orientados para su venta, compra, venta y compra o incluso ninguna de las dos opciones.

Fabricación Si activa la casilla "Se Fabrica", permitirá generar automáticamente números de serie (con el módulo activado), además alterar el funcionamiento del stock en los kits de artículos. Lea Kits.

Con el módulo de Reciclaje activado, podrá definir si se trata de un artículo peligroso y el código CER correspondiente, que serán utilizados posteriormente en los informes de residuos.


Artículos equivalentes y factor multiplicador

Los artículos equivalentes permiten informar de un artículo similar al actual en caso de falta de stock. El segundo artículo equivalente es un dato meramente informativo, pero el primero puede ser usado mediante un factor de multiplicación.

Este factor permite sustituir el artículo de la ficha por su equivalente en los procesos de entrada y salida de stock en albaranes, cambiando su cantidad multiplicándola por una constante. Por ejemplo, puede configurar que el artículo A se cambie por el B multiplicando además su cantidad por 2. Este cambio sólo se refleja a nivel de stock y movimientos de almacén, sin alterar el artículo original.

Para aplicar esta funcionalidad se deben reunir dos condiciones fundamentales:

El artículo principal debe tener el Control de Stock desactivado, ya que sus movimientos serán derivados al primer equivalente.

El artículo equivalente debe estar creado, y con el Control de Stock activado.


Imágenes (si el módulo está activado).



Visualiza las imágenes asociadas al artículo, que opcionalmente pueden enlazarse a la tienda online (se señaliza con el icono del carrito de compra)  El número de imágenes por artículo es ilimitado. Las imágenes son actualizadas desde la gestión documental. Puede ampliar la imagen que se muestra haciendo un clic sobre ella.


Vehículo



Si el artículo corresponde a un servicio que suele realizar un vehículo determinado, es posible asociarlo mediante su matrícula (tractora o remolque). Al crear la partida en los albaranes y de forma predeterminada, se asignarán los vehículos especificados (con posibilidad de cambiarlos). Ciertos informes agrupan las ventas, compras o beneficios por vehículos. El uso de los vehículos en artículos puede activarse o no a través de la personalización.


Oferta



Puede definirse un precio especial de oferta para un artículo. Active la casilla y especifique el periodo en que entrará en vigor (desde fecha de inicio hasta fecha final), y el precio (sin IVA) y descuento ofertado.

La oferta no será aplicada si la fecha del albarán no pertenece al rango de la oferta, o bien si el precio de la oferta es cero. Las ofertas son aplicadas tanto en la entrada del albarán de ventas como en el punto de información.

El precio de la oferta no tiene preferencia sobre el descuento por familias o tarifas especiales. Esta oferta no se aplica en el TPV.


Duplicar

El botón Duplicar permite hacer una copia del artículo sobre otro código. Sólo se copian los datos de la ficha maestra y kit: las tarifas específicas, documentos, notas y cualquier otro archivo asociado no serán copiados. La herramienta sólo está disponible en la consulta o modificación.



Sólo disponibles en modo consulta o modificación. También accesibles desde la tabla a través el menú emergente, que se obtiene presionando el botón derecho del ratón.

Clientes y Proveedores: acceso a las Tarifas específicas de venta y compra.

Movimientos: acceso a los movimientos del artículo (si el módulo de control de stock está activado)..

Contratos: acceso a contratos de facturación periódica del artículo (si el módulo está activado).

Códigos de Barras: acceso a códigos de barras asignados al artículo (si el módulo está activado).

Imágenes:acceso a imágenes asignados al artículo (si el módulo está activado).

Números de Serie:acceso a números de serie asignados al artículo (si el módulo está activado).

Pendiente de entregar a clientes: acceso a las partidas de los pedidos de venta pendientes de entregar del artículo (si el módulo está activado).

Pendiente de recibir de proveedores: acceso a las partidas de los pedidos de compra pendientes de recibir del artículo  (si el módulo está activado).

Partidas de Venta: acceso a todas las líneas de venta del artículo.

Partidas de Compra: acceso a todas las líneas de compra del artículo.

Documentos: acceso a la Gestión documental del artículo (si el módulo está activado)

Agenda: acceso a la Agenda individual del artículo (si el módulo está activado)

Notas: acceso a las Notas individuales del artículo.

Escanear: adjunta a los documentos una imagen o PDF de su escáner o cámara (si el módulo de documentos está activado).

Adjuntar: abre directamente el formulario de la gestión documental para adjuntar documentos (si el módulo de documentos está activado).


Las opciones anteriormente mencionadas pueden accederse directamente mediante la pestaña ubicada en última posición. Ofrece un acceso directo, pero añadiendo la tabla en una nueva pestaña, en lugar de una ventana independiente.


Imprime la ficha (sólo si se consulta o modifica).



Permite imprimir el formulario



En modo de modificación, se muestra el número de documentos, agenda o notas asociados en la parte derecha. Es posible acceder a cada elemento haciendo clic con el ratón en cada uno de ellos.

Define los valores predeterminados para este formulario.

Abre ventana flotante del portapapeles para copiar y pegar.

Permite asignar manual o automáticamente uno o varios TAGs.


Importador

Si es usuario Administrador y está en el proceso de alta puede importar masivamente artículos desde su hoja de cálculo, mediante el importador de artículos.


Cálculo de precios sobre formulaciones

 Cálculo de precios sobre formulaciones ofrece diferentes variables con las cuales formar la fórmula e imputar su resultado a un precio. Si dispone de control de usuarios, sólo está disponible en usuarios Administradores.



Tallas y Colores

Si tiene el módulo de Tallas y Colores activado, la creación de diversos artículos basados en talla y color se realizan con el asistente.


Eliminar

Al eliminar un Artículo, se borran también sus precios especiales (Tarifas específicas) que tiene asociada con clientes y proveedores, agenda, notas y documentos. No se eliminará ningún movimiento de compra o venta. Sin embargo, el artículo sí será quitado de todos los kit en los que aparezca como componente.