Gestión Documental

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(Requiere activar el módulo).

La gestión documental permite asociar archivos de su equipo, red, dirección de Internet o servidor FTP a un elemento en concreto. Un elemento puede ser un vehículo, cliente, albarán, recibo o cualquier otro registro de una tabla. Los archivos asociados a él pueden abrirse desde la aplicación si están disponibles en su medio de origen. También le permitirá asignar imágenes a artículos, que podrá utilizar opcionalmente para su enlace con la Tienda Online,y firmas a través de APP de móviles (requiere módulo Servidor APP).  Este módulo se requiere para la Extranet. También permite asociar al albarán de venta las fotos y firmas del cliente procedentes de la APP de entrega de albaranes


Una tabla dispone de gestión documental propia cuando en la ficha de uno de sus elementos aparece en el menú superior el siguiente icono (también accesible con el menú emergente, presionando el botón derecho del ratón):


Se mostrará la tabla de documentos del elemento en concreto donde se podrán gestionar. No hay límite de archivos asociados a un elemento.



Tabla y Relativo a informan del elemento al que hace referencia el archivo. Adicionalmente puede incluir Referencia que, a modo informativo es un dato que será mostrado en la lista de documentos asociados:



Un archivo puede ser de cualquier tipo y almacenarse en tres medios distintos:

En una Unidad Local o de Red reconocida por el sistema, con acceso y permisos. En el momento de abrir el archivo, esta unidad deberá estar disponible. Puede establecer una ruta de forma predeterminada para el equipo y tabla en curso haciendo clic en el enlace Recordar ruta para esta tabla y equipo. Si desea incluir un documento desde su escáner, utilice el botón Escanear. Para pegar uno o más documentos desde el portapapeles, haga clic en el botón Pegar desde el porta papeles. También puede partir de un nuevo documento utilizando las plantillas.

En una Carpeta reconocida por el sistema, con acceso y permisos. En el momento de abrir el archivo, esta unidad deberá estar disponible. Puede establecer una ruta de forma predeterminada para el equipo y tabla en curso haciendo clic en el enlace Recordar ruta para esta tabla y equipo.

En una Dirección de Internet válida, que pueda abrirse con el navegador predeterminado..

En un Servidor FTP donde previamente se deberá definir las credenciales de acceso en las Preferencias. Se puede examinar el contenido previamente.

En Zynara puede vincular un acceso directo de cualquier elemento de cualquier tabla. Seleccione la tabla deseada, un elemento  de ella (un presupuesto de un cliente, por ejemplo) y creará un acceso directo a su ficha.



El Título y Referencia son descriptivos, y ayudarán a identificar el documento. Las notas son pcionales.

Los archivos asociados no son incluidos en la copia de seguridad.

Cuando se accede a los documentos desde el menú Herramientas y el documento en curso está asociado a un elemento (cliente, proveedor, etc), es posible acceder a su ficha a través del enlace que aparece en el formulario:




Extranet

Puede activarse la casilla Publicable si desea que el documento sea subido al área web de los conductores u operarios. Si lo hace desde la ficha del conductor, se asume que el documento será privado y sólo visible a él en la zona web. Si por el contrario es desde la tabla general de documentos (menú Herramientas, Documentos), se subirá como documento público que podrán ver todos los conductores u operarios identificados.

Poner o quitar la marca de publicable, sube o elimina el documento en la web en el momento de sincronizar la Extranet.



Imágenes

Si el documento a asociar en la gestión documental es una imagen (también utilizada para la tienda online), se añaden ciertas funcionalidades.



Ver en ficha (sólo para imágenes desde artículos): La imagen procesada se añadirá en la pestaña imágenes de la ficha maestra del artículo:





PrestaShop (sólo tiene el módulo de la tienda online activado): La imagen del artículo se incluirá para ser sincronizada con su tienda web.


Editar imagen

Haga clic en el botón de Editar Imagen para hacer pequeños cambios sobre ella, además de poder añadir su logotipo.



Sólo a efectos de visualización, podrá ampliar, mover, reducir o centrar la imagen en la ventana mediante los iconos de la barra de herramientas.  


Como tratamiento de la imagen, podrá girarla vertical u horizontalmente, y añadir su logotipo mediante “Agregar Marcas, Logotipo” o bien presionando F3. La imagen del logotipo será la definida en la pestaña “Logotipo” de las Preferencias de la Aplicación.  Podrá configurar la posición y tamaño del logotipo en el menú de “Configuración”:



Haga clic en cualquiera de los cuadrados blancos para definir la posición de su logotipo. También podrá configurar el porcentaje del tamaño utilizado por el logotipo respecto a la imagen, el porcentaje de margen respecto al borde y el grado de transparencia u opacidad. Estos valores quedarán guardados.


Información EXIF

Las imágenes pueden mostrar la información de sus metadatos EXIF. Esta información puede contener los datos de la toma (cámara, velocidad, diafragma, ISO, fecha, hora, etc). así como las coordenadas de su ubicación, con posibilidad de acceder al mapa. Estas propiedades no siempre están disponible en las imágenes, dependiendo de la cámara utilizada y el método de guardado.




Ruta absoluta

En la medida de lo posible, Zynara cambiará una ruta mapeada por una absoluta. Las rutas absolutas son más fiables al no depender del mapeo de un equipo. Por ejemplo:

Si la unidad Y:\ está mapeada a la carpeta \\SERVIDOR\DOCS , el archivo Y:\factura.pdf será convertido a \\SERVIDOR\DOCS\factura.pdf

Este cambio no se aplica en rutas locales.


Cambiar ruta

En la gestión documental, Zynara no guarda el documento en la base de datos, sino que solamente su ruta. Para cambiarla, puede hacerse de dos formas.


Para un sólo documento:

Seleccione el documento para modificar y haga clic en el icono para poder editar la ruta.



Cambie la ruta y Aceptar.



Para varios documentos:

Vaya a Herramientas, Utilidades de documentos.



Seleccione Cambiar una ruta actual por otra distinta.



Seleccione la ruta actual, y la nueva que desee asignar. Afectará a todos los documentos cuya ruta coincida



Para iniciar el proceso, haga clic en .



Se muestra una tabla previa con los cambios que se van a realizar. Si lo ve correcto, clic en Aceptar.

El proceso cambiará la ruta original por la nueva que haya definido,en todos los documentos. Tenga presenta que el cambio sólo afecta a la ruta del archivo, no al archivo en sí.



Más opciones

El botón más opciones, sólo aplicable a archivos ubicados localmente o en unidades de red, permite copiar y abrir el documento:



Abrir documento permite abrir el documento con la aplicación predeterminada de su sistema.

Copiar ruta al portapapeles, copia la ruta completa para luego poder ser pegada mediante Control+V. No copia el archivo, sino sólo su ubicación y nombre.

Copiar documento al portapapeles copia el documento para luego ser pegado mediante Control+V. No copia el nombre, sino el archivo.

Abrir carpeta permite abrir la carpeta donde se ubica el archivo.


Recuerde que todas estas opciones están sujetas a los permisos que, como usuario de Windows tiene sobre la carpeta y archivo. La administración de estos permisos son ajenos a Zynara. Consulte con su Administrador de red.


Control de versión

Cuando un nuevo documento es guardado se obtiene automáticamente su hash, un identificador único de su contenido que le permitirá posteriormente saber si ha sido alterado, o bien asignar nuevas ubicaciones (vea Utilidades de documentos). Si modifica el documento original, puede calcular su hash de nuevo mediante el botón de Obtener versión. No aplicable a archivos de Internet o FTP.



Se obtendrá un código que representa el contenido del archivo, siendo memorizado con la fecha de la toma. Para comprobar si ha sufrido cambios respecto a la última toma, basta con pulsar el botón de comparación:



El archivo asociado puede abrirse mediante el botón:


Se abrirá con la aplicación asociada a él. Esta asociación viene determinada por el propio sistema y se cede el control a él. También puede abrir el archivo desde la barra de herramientas.

Define los valores predeterminados para este formulario.

Permite asignar manual o automáticamente uno o varios TAGs.


Eliminar un archivo

Al eliminar el archivo desde la aplicación, no se elimina el archivo físico asociado a él ni viceversa. Si bien la ficha del archivo en la aplicación y el archivo en sí están asociados, no están ligados y la eliminación de uno no supone la eliminación del otro.


Tabla de documentos

Es posible visualizar todos los archivos almacenados de todas las tablas de la gestión documental a través del menú Herramientas, donde además es posible asociar archivos a un elemento general.


Vea también Ver o editar todas las rutas de guardado de este equipo