Firmas de Documentos

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Las firmas en documentos permiten el control de cambio y envío de ciertos documentos, definibles por el usuario, mediante la autorización previa de uno o más usuarios. Se aplica a todos los documentos de venta y compra (presupuestos, pedidos, albaranes y facturas) y a los contratos. En el caso de los contratos, los albaranes o facturas generados por la facturación periódica heredarán las firmas.

El principio básico de esta funcionalidad reside en que, en el momento de hacer un documento, se definen los usuarios que requieren firmarlo. Un documento con al menos una firma, queda bloqueado ante cualquier intento de modificación, y no podrá ser imprimido ni enviado por email hasta que todas las firmas se hayan completado. Es especialmente útil en escenarios donde, por ejemplo, un pedido a un proveedor debe ser aprobado por una o más personas antes de ser procesado; si bien la utilidad de firmas se extiende a todos los documentos.

El proceso de firmas sólo funciona si tiene activado el control de usuarios; es decir, si ha configurado Zynara para que solicite las credenciales del usuario al iniciar sesión.  Consulte las Preferencias (menú Archivo).


Definir canal y documento con firmas

La firma de documentos es un proceso que, naturalmente es opcional en la aplicación. Si desea utilizarla, deberá primero definir qué canal y documento quiere establecer como obligatorios para las firmas. Para ello, vaya primero a Archivo, Preferencias, Canales, y seleccione el Canal y Documento. En el ejemplo, se selecciona el canal F para los Pedidos a Proveedores:



Para cada canal y documento, pueden definirse de 1 a 4 firmas (Sin firmas para no usar esta opción). En el ejemplo, se especifica que serán tres los usuarios que deberán firmar un pedido de compra para poder ser imprimido o enviado. Este cambio no tiene efecto retroactivo sobre los pedidos ya realizados.


Definir la firma del usuario (opcional)

Si lo desea, puede definir la firma manuscrita de cada usuario. Para ello, vaya a la ficha maestra del usuario (Archivo, Preferencias, Usuarios);



Vaya a la pestaña "Firma"



Mediante el botón de "Agregar Firma" puede añadir una firma manuscrita copiando desde el portapapeles o bien desde un archivo:



Creando un documento con firmas

Al crear un nuevo documento, cuyo canal ha sido definido con firmas (en el ejemplo, Canal F de los Pedidos de Compra), se muestra una nueva pestaña denominada "Firmas", donde deberá seleccionar obligatoriamente qué usuarios deberán firmar el documento para que pueda ser imprimido o enviado. Recuerde que los usuarios a firmar son habituales, puede establecerlos como valores predeterminados.



Llegados a este punto, este documento no podrá ser enviado por email ni imprimido hasta que tres usuarios lo hayan firmado. Para que un usuario firme un documento, deberá entrar en él mediante sus credenciales.

En el ejemplo, el usuario "Mariana", una vez haya iniciado sesión con su nombre y clave, al acceder al pedido podrá firmar con su nombre (no podrá hacerlo con las firmas de otros usuarios).



El usuario puede recovar su firma en cualquier momento, o bien añadir o editar notas adicionales de su firma. Los demás usuarios sólo podrán consultar las notas.

En el momento que el documento ha sido firmado por al menos un usuario, queda bloqueado ante cualquier modificación. Para que sea editable, todos los usuarios deberán revocar sus firmas.

Una vez el documento haya sido firmado por todos los usuarios, podrá ser imprimido o enviado por email al cliente o proveedor.


Recibos de compra

Si la factura de compra tiene firmas, sus recibos las heredan. Un recibo de compra sin firmar no permite ser pagado total o parcialmente, ni incluido en remesas. Los recibos con firmas no pueden tampoco agruparse, y anulan la gestión de anticipos de sus facturas.


Creando un Contrato con Firmas

Los contratos (módulo de Facturación Periódica)  pueden también definirse con firmas (de 1 a 4). Si el contrato tiene definido generar únicamente un albarán de venta, éste heredará las firmas definidas en el propio contrato (como pendientes). Sin embargo, si en el contrato se ha definido crear directamente la factura, el albarán vinculado a ella no tendrá firma alguna (para poder ser facturado), y será la propia factura generada quien posea las firmas pendientes.



Tabla de documentos pendientes

Existen dos informes que muestran los documentos pendientes de firmar, del usuario en curso o bien en global. Desde ese mismo informe se puede acceder al documento.



Estos informes se pueden definir como Ventanas Iniciales en el menú Ventana, Ventanas Iniciales:



También puede ser notificado de los documentos pendientes propios o de otros usuarios en Zynara para hoy:




Última firma en documentos

Podrá visualizar como columna adicional en las tablas la fecha de la última firma. El valor de la última fecha se aplicará si:

Tiene el control de usuarios activado.

El documento necesita de al menos una firma.

El documento está firmado.


Aplicable a todos los documentos susceptibles a ser firmados (presupuestos, pedidos, albaranes y facturas). 



Resumen

Si no tiene activado el Control de Usuarios esta función no es operativa.

Debe definir por canal y documento el número de firmas, que puede oscilar entre 0 y 4.

Un documento sin firmar no puede ser imprimido ni enviado. Los presupuestos no pueden ser convertidos a pedidos o albaranes, los pedidos no pueden ser convertidos a albaranes y los albaranes no pueden ser facturados. Tampoco se permite la copia de o hacia otros documentos.

Los documentos firmados, aunque sean parcialmente, no permiten ser modificados.