Facturación Automática
La Facturación Automática genera una o más facturas basándose en los albaranes de venta pendientes de facturar. El usuario determina previamente las condiciones de la facturación. Las facturas generadas pueden ser imprimidas o enviadas por email en el mismo proceso.
Zynara posibilita facturar un albarán de venta de varias formas, pero es este proceso el que permite una facturación masiva de ellos.
Nota: No serán incluidos en la lista de albaranes a facturar aquellos con una o más partidas exentas de IVA y albaranes con importe negativo.
El formulario previo a la facturación automática es el siguiente:
En esta ventana se establecen los criterios previos para seleccionar los albaranes pendientes de facturar:
Fechas de los albaranes Establece el intervalo de fechas de los albaranes de facturar. De forma predeterminada se asume como fecha inicial el principio del año en curso. Los albaranes cuya fecha no se halle en ese intervalo serán excluidos del proceso.
Día de pago Establece opcionalmente el día de pago de los clientes a facturar. Si se define un día en concreto deberá coincidir con el establecido en la ficha del cliente para que el albarán sea incluido en la facturación. Su utilidad reside en aprovechar al máximo los plazos de vencimientos. Dispone de tres opciones:
o Todos: No se tiene en cuenta el día de pago del cliente. Todos los albaranes serán incluidos.
o Ninguno: Sólo se incluyen albaranes de clientes sin día de pago definido (los tres días de pago previstos en ficha del cliente a cero).
o Uno específico: Sólo se incluyen albaranes de clientes con un día de pago en concreto.
Clientes Establece opcionalmente si desea facturar los albaranes de un cliente determinado.
Categorías (clientes) Establece opcionalmente las categorías de los clientes a facturar. Si un cliente está en al menos una categoría de las seleccionadas, se procederá a incluirlo en la facturación.
Tipo de Facturación En la ficha maestra de cada cliente se define el tipo de facturación (pestaña Financiera, Facturación Mensual). Puede indicar al proceso que tenga en cuenta este dato de modo que sólo facture clientes marcados con facturación mensual, facturación no mensual o ambas (opción Indistinta).
Canal Establece el canal de los albaranes de facturar. Tenga en cuenta que hay canales que no permiten ser facturados. La factura resultante será del mismo canal que el albarán.
Formas de Pago Establece opcionalmente la forma de pago a facturar. Los albaranes con una forma de pago distinta serán excluidos del proceso.
Representantes Establece opcionalmente el representante a facturar. Los representantes con una forma de pago distinta serán excluidos del proceso.
Categorías (albaranes) Establece opcionalmente las categorías de los albaranes a facturar. Si un albarán está en al menos una categoría de las seleccionadas, se procederá a incluirlo en la facturación.
Fecha Facturación Define la fecha que tendrán las facturas generadas. La fecha definida puede no coincidir con el día actual y es la que será tomada como referencia en el cálculo de vencimientos en cada una de ellas.
Excluir albaranes sin importe Esta opción no incluirá en la facturación albaranes con importe cero, con independencia de que hayan cumplido las condiciones anteriores.
Excluir contados No se incluirán albaranes con códigos de cliente contados (clientes sin ficha propia). Es recomendable activar esta opción.
Vista previa de la facturación Una vez establecidos los criterios de facturación, el botón Vista previa de la facturación generará una lista previa de las facturas a generar, así como de los albaranes implicados y sus vencimientos. En este punto aún no se ha generado factura alguna, y le permitirá tener una visión de la facturación a realizar:
La vista previa de la facturación muestra una lista preliminar de los albaranes a facturar, las facturas que se crearán y el calendario de los vencimientos correspondientes.
Pueden incluirse o excluirse albaranes haciendo clic en la columna Incluir. A cada cambio en esta columna, la aplicación actualiza la vista previa de la facturación. Los botones Marcar todos, Desmarcar todos e Invertir ayudan a una selección más rápida.
También es posible acceder y modificar el albarán haciendo clic con el ratón en el icono del ojo. Al regresar a la tabla, ésta se actualizará con los nuevos valores.
Al desplazarse por la tabla, se muestra en verde la agrupación de albaranes que corresponden a una factura:
En el ejemplo, el sombreado en verde de los albaranes 30031, 30032, 30004 y 30028 indica que serán incluidos en una única factura. El proceso de facturación automática agrupa los albaranes en una única factura cuando coincide el cliente, forma de pago., representante y los descuentos comerciales y pronto pago. Si cualquiera de esos valores fuera diferente, se creará una factura aparte, excepto en el caso de los representantes, si así ha sido definido en las Preferencias. Si dispone del módulo de Ascensores activado, se puede agrupar por RAE si así ha sido definido en la ficha del cliente.
La pestaña Facturas que se crearán muestra la lista previa de las facturas que se generarán. En este punto todavía no han sido creadas y el número que ofrece es provisional y puede cambiar. Esta tabla se actualiza según se vayan cambiando los albaranes en la pestaña anterior.
La pestaña de Calendario de vencimientos muestra un calendario con los días en negrita que tienen al menos un vencimiento. Puede obtenerse una lista de todos ellos con el botón Ver Todos.
Avisos de partidas sin importe
Si alguna partida de un albarán no tiene importe (aunque el albarán en su total sí lo tenga), puede hacer que el proceso le avise antes de proceder a la facturación.
En la pestaña Ventas de las Preferencias de la aplicación, puede activar el control de líneas sin importe en la facturación automática.
Si en el proceso de facturación automática, hay albaranes con alguna partida sin importe (aunque el albarán sí lo tenga en su total), lo avisa con un icono y mensaje:
Si opta por no solventar el problema, deberá marcar la casilla de conformidad para poder Facturar.
Inicio del proceso de facturación
Cuando ya está preparada la lista definitiva de los albaranes a facturar, presionando el botón Facturar Ahora se iniciará el proceso.
La facturación puede realizarse de forma automática o bien solicitando conformidad previa para cada factura generada. Esto último es menos funcional porque requiere que el usuario valide individualmente cada factura, si bien permite un mejor control de lo que se está facturando. Active la casilla Revisar manualmente cada factura antes de validarla si así lo desea. No es aconsejable en grandes facturaciones.
El proceso de facturación no debe ser interrumpido y dependiendo del volumen de albaranes a facturar puede demorarse. Se marcarán los albaranes como facturados y generarán las facturas y sus correspondientes recibos. Dado que no es reversible, se recomienda que antes de efectuar una facturación de gran volumen se realice una copia de seguridad. Tampoco es aconsejable que otros equipos facturen durante el proceso.
Cuando la facturación ha terminado, una tabla mostrará el resultado con las facturas ya definitivas:
La tabla muestra el canal, número de factura, cliente, razón social e importe de cada facturas generada. Puede acceder y modificar cualquier de ellas haciendo clic en el icono del ojo:
O bien imprimirla individualmente en el icono de la impresora:
El botón Imprimir todas enviará al formulario de impresión todas las facturas de la tabla.