Extranet

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(Requiere activar el módulo).


Extranet le permite conectar Zynara a una web con determinados servicios. Requiere de los módulos de Auditoría y Gestión Documental ,


Podrá:

Ofrecer a sus clientes una zona web personalizada donde podrán consultar sus facturas.

o Consultar las facturas del ejercicio que deseen.

o Totalizar por año, mes o trimestre (cotejar el 347).

o Ver los vencimientos de cada factura.

o Ver, si lo desea, las facturas pagadas y pendientes, así como la situación de cada vencimiento.

o Descargar el PDF de la factura.

o Exportar a Excel.

Publicar documentos con confirmación de lectura par conductores u operarios.

o Documentos públicos o privados.

o Confirmación de lectura: veces visto e historial.


El acceso se hace mediante un email y clave que usted proporciona. La Extranet no requiere la contratación de hosting y se puede activar inmediatamente. Infórmese para llevar a cabo la activación del Servicio.


Active el módulo

Para utilizar la Extranet, primero active el módulo en Archivo, Preferencias, Módulos




Haga clic en Configurar.



Marque si desea que el equipo permita sincronizar la Extranet.

Introduzca la Clave Secreta de Autorización de Extranet. Esta clave se la debe proporcionar Zynara Software. Guárdela en lugar seguro. Al realizar el Test, se le informará si la clave es correcta y mostrará la dirección web que deberá proporcionar a sus clientes o colaboradores. Normalmente es https://zynara.es/suempresa     En el ejemplo, la dirección web es https://zynara.es/ipruebas

Seleccione el tipo de servicio que desee utilizar:

o Clientes, Facturas: Ofrece a sus clientes la posibilidad de consultar sus facturas.

o Conductores/Operarios y documentos: Publica documentos en una zona personalizada con control de lectura y descarga.


Ya ha configurado la Extranet.


Elija a los Clientes y colaboradores

Ahora debe activar a los clientes o colaboradores que desee el acceso a la Extranet, proporcionando un email y contraseña personalizado a cada uno. Para ello, en la ficha maestra del cliente o conductor u operario que desee conceder el acceso, seleccione la pestaña Extranet (sólo aparece si está activado el Módulo).




Active la casilla de "Activar Extranet"  e introduzca un email y contraseña que el cliente/colaborador utilizará para acceder. Puede usar la dirección de email del propio cliente o colaborador y generar aleatoriamente una contraseña mediante el botón "Generar clave".  En este mismo punto, envíe un email directamente con sus credenciales mediante el botón de "Enviar Credenciales". 


Ya tiene el cliente o colaborador configurado. Puede sincronizarlo desde esta misma pantalla, presionando el botón "Sincronizar ahora".


Sincronizar

Sincronizar es el proceso por el cual se actualizan sus datos con la Extranet. Se realiza a petición del usuario, quien decide el momento de hacerlo. En Zynara para Hoy le recordará la fecha de la última sincronización.

Al sincronizar, se actualizan los cambios realizados desde la última sincronización a la Extranet (clientes, facturas, recibos, documentos, etc.). 

Para iniciar la sincronización, puede hacerlo en Zynara para Hoy ,desde el menú Herramientas, Extranet o bien en las copias de seguridad.




Para Clientes y facturas




Elija desde cuándo quiere sincronizar las facturas. Puede ser desde la última sincronización (por defecto y recomendable), o bien desde años atrás (recomendable para nuevos clientes de la extranet).

Clientes: se sincronizarán sólo los clientes que ha marcado como Extranet y ha proporcionado sus credenciales. Puede seleccionar todos o uno en concreto.

Facturas, Recibos: se sincronizarán las facturas y recibos de los clientes de Extranet.

Canales: Defina qué canales de facturas desea sincronizar.

Mostrar pagadas y pendientes: permite que sus clientes puedan saber las facturas y recibos pagadas y pendientes. Marque esta opción si lleva el control en Zynara de los cobros. Si la desmarca, sus clientes sólo verán los vencimientos.

Subir PDF de las facturas: Si desea que sus clientes puedan descargarse la factura en PDF, marque esta casilla y seleccione el impreso a utilizar. Esto supone crear el PDF y subirlo, lo que hará que el proceso de sincronización sea más lento. Importante: la subida de facturas en PDF conlleva un consumo de espacio y recursos del servidor de Zynara, por lo que esta opción no está incluida en la licencia de uso. Deberá ponerse en contacto con Zynara Software para activarla.



Para conductores

La sincronización de la extranet para conductores u operarios publica los documentos de la Gestión Documental del propio conductor (asumidos como privados que sólo podrá ver él), o bien los documentos generales (públicos), que serán accesibles por todos los conductores identificados. Un documento de la gestión documental puede ser marcado como publicable o no.




Inicio de la sincronización

Haga clic en el botón de "Sincronizar ahora" para iniciar el proceso. Todas las incidencias de la sincronización quedarán reflejadas en la pestaña "Registro".

Tenga en cuenta que la sincronización de facturas se basa en los cambios habidos desde la fecha de la última sincronización, pero puede cambiarla, de modo que sincronice, por ejemplo, todas las facturas de los últimos tres meses.

En el caso de los documentos de conductores u operarios, se sincronizan todos los documentos, con independencia de la fecha de última sincronización.


Herramientas



Estado de la Extranet


Haga clic en Calcular para saber el consumo de la Extranet. Si necesita de cantidades más grandes, póngase en contacto con Zynara Software.

Registros: Número de facturas y conductores subidos. Máximo 10.000.

Documentos: Hasta 200 Mb (entre 500 y 1000 facturas, aproximadamente). Se incluye también los documentos de los conductores u operarios.


Eliminar

Este proceso elimina información de la Extranet, de forma irreversible. NO afecta a sus datos locales. 

Los documentos de conductores u operarios se eliminan al quitar la marca de Extranet al conductor y sincronizar.


Requisitos

La utilización de la Extranet requiere la contratación de servicios adicionales. Póngase en contacto con Zynara Software para información comercial.