Documentos pendientes de asociar
(Requiere activar el módulo de gestión documental).
Los documentos pendientes de asociar es una opción ubicada en el menú Herramientas. Permite definir una carpeta de almacén situada en un equipo local o de red, donde albergará los documentos (imágenes, PDF, etc.) pendientes de asignar a través de la gestión documental. Estos documentos pueden provenir de un escáner de red o local, carpetas, copia de ficheros, etc.
Cuando se define la carpeta de almacén, ésta queda "en vigilancia" por Zynara. Cualquier cambio como añadir, eliminar o renombrar un documento, la aplicación lo detectará y mostrará en la ventana el directorio actualizado de esa carpeta. Un ejemplo habitual es asignar la carpeta de almacén como destino de escáner de una fotocopiadora corporativa.
La ventana de los documentos pendientes de asociar permite varias opciones:
● Mostrar una vista previa del documento (imágenes, HTML y PDF).
● Importar nuevos documentos desde un escáner, cámara u otro dispositivo.
● Copiar documentos desde el portapapeles.
● Eliminar individualmente un archivo en concreto.
● Abrir la carpeta para administrarla.
Opciones de la ventana
● El botón Configurar le permitirá definir la ubicación de la carpeta de almacén, que puede ser local o de red. Esta configuración sólo afecta al equipo, empresa y usuario en curso.
● Importar documentos permite incluir nuevos archivos a la carpeta:
o Desde un escáner u otro dispositivo de captura (el archivo resultante será guardado directamente en la carpeta).
o Desde el portapapeles (pueden ser múltiples archivos y serán copiados en la carpeta).
o Desde una carpeta (pueden seleccionarse múltiples archivos y serán copiados en la carpeta).
● Eliminar físicamente el archivo seleccionado con el icono de la papelera.
● Mostrar u ocultar la vista previa del documento (sólo se muestran vistas previas de archivos de imágenes, HTML, TXT y PDF).
● Abrir la carpeta de almacén con el explorador de Windows. Cualquier cambio se reflejará automáticamente.
Asignación de los documentos
Para asignar un documento pendiente a la gestión documental, basta con arrastrarlo sobre la fila destino de cualquier tabla. En la imagen inferior, el fichero Tarifas.pdf se asigna al cliente número 6 (HERMANOS DEL CAÑO, SL) arrastrando y soltando con el ratón.
