Contactos

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Los contactos se gestionan a través de Archivo, Contactos. Un contacto puede estar asociado opcionalmente a un cliente o proveedor, es una ficha informativa y sobre él no pueden hacerse albaranes ni facturas pero sí presupuestos. Es un registro de direcciones, interesados o cualquier otro elemento que pueda considerarse de interés. También puede convertirse a cliente o proveedor en cualquier momento. Si el contacto se convierte a un cliente, hereda también sus presupuestos. Si tiene activado el módulo de Factura Electrónica, el contacto le servirá para asignar Roles a un cliente.

El código de un contacto es numérico, libre y no requiere que sea correlativo. El el momento de añadir un contacto es posible recurrir a la utilidad de sugerir código para mantener una correlación.

El único dato obligatorio de la ficha del contacto es la Razón Social y opcionalmente puede acompañarse del Contacto.


Pestaña General



Dirección: Dirección principal predeterminada. Puede ser copiada al portapapeles.

Números de teléfonos, móvil y fax. Puede enviar un SMS por QR.

NIF: del contacto, con opción a comprobar duplicados y obtener el tipo de sociedad.

Entidad Jurídica: Persona Física, Jurídica (también para factura electrónica).

Email de contacto.

Email de Presupuestos: los presupuestos se enviarán a esta cuenta.

Web.

Actividad asignada.

Categorías asignadas.

Idioma asignado.

Representante: código del representante predeterminado para este contacto, con su respectiva comisión a aplicar. La comisión puede cambiarse en línea de artículo. Si la comisión especificada es cero, se asume la comisión de la ficha maestra del representante. Vea comisiones.

Acreedor: determina si es un proveedor o acreedor (informativo).



Los contactos pueden tener asociados un cliente o proveedor, indicando el código que previamente debe estar creado.


Pestaña Notas



Notas: texto ilimitado de observaciones.

Anotación: texto que se señalizará como anotaciones en las tablas de búsqueda.


Pestaña Internet



Define las direcciones de correo electrónico o páginas web de distintas redes sociales o software de mensajería. Es posible desde este punto abrir sitios Web, enviar email o realizar llamadas por Skype (según las Preferencias).


Pestaña Personal

Permitirá añadir diversos contactos a la ficha, definiendo el tratamiento, nombre, departamento y cargo, teléfonos de contacto, etc. Puede definir ilimitados contactos por contacto. Mediante el botón "Predeterminar", asignará cualquiera de ellos como contacto principal.



Las direcciones de email serán incluida en la libreta de direcciones al enviar un documento por email a éste contacto.  La lista de personal de un contacto puede accederse desde las llamadas y presupuestos.


Pestaña tarjeta de visita



Sólo si el módulo de Imágenes está activado. Permite asignar una tarjeta de visita al contacto, de modo que sea mostrada directamente en el formulario.

La imagen puede obtenerse desde un archivo gráfico ya existente (botón Archivo) o mediante un dispositivo de captura de imágenes (botón Escanear).

La imagen se guarda en la carpeta especificada en el módulo de las imágenes y siempre en formato JPG. Zynara también escala la imagen para adaptarla proporcionalmente al espacio reservado y la guarda comprimida para minimizar su tamaño.


Pestaña Resumen

Muestra un resumen de todos los documentos agrupados por años, mostrando el número de ellos y permitiendo acceder al detalle. Los documentos son  presupuestos, notas, agenda y documentos. Se diferencia por canal. Se muestran dos pestañas, mostrando el número de elementos en otra e importes en otra.




Pestaña Factura Electrónica

Para Roles. Consulte Factura Electrónica


Pestaña hoja

Gestiona la hoja de cálculo integrada para el contacto.  Esta hoja se guarda en la propia ficha del contacto (no precisa de guardado en archivo).




Duplicar

El botón Duplicar permite hacer una copia exacta del contacto sobre otro código. Sólo se copian los datos de la ficha. Los  documentos, notas y cualquier otro archivo asociado no serán copiados. La herramienta sólo está disponible en la consulta o modificación, y solicitará un código destino libre, que se podrá introducir manualmente o bien obtener mediante sugerir código.


Convertir a cliente o proveedor

Un contacto, además de pertenecer a un cliente o proveedor puede convertirse como tal en cualquier momento. Al presionar los botones de convertir a cliente o proveedor, se procede a abrir el formulario de la ficha maestra del cliente o proveedor en modo alta, con el código ya sugerido y heredando toda la información del contacto.

A partir de ese momento, sólo queda cumplimentar la información que no viene dada por el contacto o rectificar la existente. Una vez convertido el contacto, éste no se elimina. Corresponde al usuario decidir si lo sigue manteniendo como tal o procede eliminarlo.

Antes de concluir la conversión, el usuario deberá elegir el modo en que se hace la conversión:



Si selecciona la primera opción, el cliente o proveedor se convertirá heredando todas las notas, agenda,  llamadas, presupuestos y documentos que posea el contacto. Una vez concluido el proceso, la ficha del contacto será eliminada.

La segunda opción, se creará el cliente o proveedor partiendo sólo de los datos de la ficha del contacto, sin convertir nada más. El contacto tampoco será eliminado.

Adicionalmente, puede hacer que Zynara añada una nota en el nuevo cliente o proveedor indicando los detalles de la conversión: qué código de contacto era, cuándo se hizo la conversión, el usuario y desde qué máquina.



Sólo disponibles en modo consulta o modificación. También accesibles desde la tabla a través el menú emergente, que se obtiene presionando el botón derecho del ratón.

Llamadas: acceso a las llamadas del contacto (si el módulo está activado),

Presupuestos: acceso a los presupuestos del cliente  (si el módulo está activado).

Documentos: acceso a la Gestión documental del contacto.

Agenda: acceso a la Agenda individual del contacto.

Notas: acceso a las Notas individuales del contacto.

Escanear: adjunta a los documentos una imagen o PDF de su escáner o cámara (si el módulo de documentos está activado).

Adjuntar: abre directamente el formulario de la gestión documental para adjuntar documentos (si el módulo de documentos está activado).


Las opciones anteriormente mencionadas pueden accederse directamente mediante la pestaña ubicada en última posición. Ofrece un acceso directo, pero añadiendo la tabla en una nueva pestaña, en lugar de una ventana independiente.


Imprime la ficha (sólo si se consulta o modifica).



Permite imprimir el formulario



En modo de modificación, se muestra el número de documentos, agenda o notas asociados en la parte derecha. Es posible acceder a cada elemento haciendo clic con el ratón en cada uno de ellos.


Crea un código QR para añadir como contacto en su teléfono móvil.

Define los valores predeterminados para este formulario.

Abre ventana flotante del portapapeles para copiar y pegar.

Permite asignar manual o automáticamente uno o varios TAGs.


Importador

Si es usuario Administrador y está en el proceso de alta puede importar masivamente contactos desde su hoja de cálculo, mediante el importador de contactos.


Eliminar

Al eliminar un contacto se borra también su agenda, notas y documentos. No se eliminan los clientes o proveedores en los que pudiera estar asociado, ni tampoco sus llamadas.