Auditoría

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La Auditoría es un módulo obligatorio que registra los cambios de los elementos de las tablas e inicios de sesión. De este modo, por ejemplo, es posible saber cuándo se creó un cliente, por quién, desde qué equipo y la fecha y hora. Incluso es posible saber quién procedió a eliminarlo posteriormente, o bien qué usuario inició sesión y desde dónde. Dispone adicionalmente de la Auditoría Avanzada, que muestra el antes y después de cualquier cambio.

El módulo, como sucede con los demás, puede activarse o desactivarse a voluntad. Si se activa una vez el elemento ya ha sido creado, no constará historial alguno de cambios hasta que se modifique. La Auditoría se requiere para la Extranet.

Para acceder a la auditoría de un elemento desde la barra de herramientas, presione:


Y mostrará la siguiente ventana:


La columna Alta muestra los detalles en el momento que el elemento fue creado (si el módulo estaba activado). Si se activó con posterioridad al alta, los datos de este columna se refieren a su primera modificación.

La columna Modificar muestra los detalles de la última modificación, entendiéndose como tal el cambio de algún dato del elemento. El hecho de consultar (entrar en una ficha y presionar Aceptar sin realizar ningún cambio) no consta como modificación. La fecha y hora del alta y modificación se toman del servidor, no del puesto de trabajo.

Se informa del usuario (si no dispone de control de usuarios se asume como Administrador), el nombre del equipo, la fecha, hora y el número de veces que ha sido modificado. Las veces de Alta siempre será valor 1, mientras que el de Modificar es un contador que se incrementa cada vez que se realiza un cambio sobre el elemento.

Puede ver un historial completo de todos los cambios en el menú Herramientas, Auditoría, donde además podrá conocer los detalles de la baja, si ésta se ha producido alguna vez. Cuando un elemento es eliminado su historial de auditoría también lo es, pero se crea un registro de baja donde los datos de la modificación se refieren a los de la baja. Si dispone de control de usuarios, sólo se accede si el usuario es Administrador.



El historial de las bajas de auditoría sólo puede ser eliminado a través del borrado masivo.


Consultas

Para facilitar la localización de un elemento, usuario o tabla, puede acceder al menú Herramientas, Auditoría, Consultas:



Podrá seleccionar todos o un usuario en concreto, las tablas deseadas y las acciones a auditar. El proceso filtrará la Auditoría con estos valores y mostrará la tabla directamente, facilitando la consulta de alguna incidencia.

Notas: No podrá elegir un usuario específico si no tiene activado el control de usuarios y en "Tablas Disponibles" se muestran únicamente aquellas que han tenido algún movimiento de auditoría. A este formulario sólo pueden acceder los usuarios Administradores.


Importante

La Auditoría registra los cambios realizados por usuarios, pero no los que realiza la propia aplicación. Por ejemplo, los recibos generados automáticamente al crear una factura. Sin embargo, sí registra los cambios de precio automáticos, procesos de importación y borrados masivos.


Auditoria Avanzada

La auditoría avanzada registra el antes y después de cualquier campo, informando del usuario, fecha, hora y máquina que lo hizo. Se activa a través de la configuración del módulo de Auditoría.

La Auditoría Avanzada afecta a todas las tablas de Zynara, configurándose por separado los documentos de venta y compra (presupuestos, pedidos, albaranes y facturas). Debe tener en cuenta que se registra el antes y después de cada valor cambiado de todos los campos. Es un nivel de control muy exhaustivo que puede suponer un incremento importante en el uso y rendimiento de la base de datos, ya que cualquier modificación quedará detalladamente registrada.


Está ubicada en Preferencias, Módulos, Auditoría y haga clic en configurar.



Active "Auditoría Avanzada", y si quiere también registrar los cambios en documentos de venta y compra, marque la segunda casilla también.

Cuando modifique cualquier elemento, podrá ver el informe detallado en Herramientas, Auditoría Avanzada.



En este ejemplo, se ha modificado la "Dirección Fiscal" de un cliente.